In 5 stappen je interne communicatie verbeteren

Interne communicatie is voor je bedrijf minstens zo belangrijk als externe communicatie. Hoe communicatie binnen je bedrijf eruitziet, heeft namelijk invloed op hoe je medewerkers communiceren met je klant.

Wil je je interne communicatie verbeteren? We geven je vijf stappen mee om de communicatie binnen je bedrijf op een doeltreffende manier onder handen te nemen. Ook lichten we Narrowcasting toe als een effectief middel om je interne communicatie naar een hoger plan te tillen.

Wat is interne communicatie?

Hebben we het over interne communicatie, dan bedoelen we daarmee alle communicatie binnen een bedrijf. Het gaat dan om de communicatie die niet bedoeld is voor derden: de term duidt enkel de communicatie tussen medewerkers binnen het bedrijf aan.

Eén team, één taak met een gestroomlijnde en duidelijke onderlinge communicatie

Een bedrijf kan niet zonder een gestroomlijnde en duidelijke onderlinge communicatie. Hapert de interne communicatie, dan kan dat verregaande consequenties hebben voor een bedrijf, zowel extern (naar klanten toe) als intern, op de werkvloer.

Een duidelijke merkidentiteit en goede communicatieve vaardigheden

Een duidelijke merkidentiteit en goede communicatieve vaardigheden zorgt dat werknemers op de hoogte zijn van de normen, waarden, de missie en visie van het bedrijf waar zij werken. Op deze manier kunnen zij dit uitstralen en het merk representeren. Het is dus essentieel dat zij weten hoe en waarom het bedrijf werkt om het werk goed uit te voeren.

Sociale cohesie: samenwerken voor een groter doel

Eén team, één taak. Interne communicatie zorgt daarbij ook voor sociale cohesie binnen een bedrijf. Medewerkers werken samen voor een groter doel en voelen zich daardoor deel van het bedrijf. Zij staan samen voor één gezamenlijk doel en weten welke rol zij vervullen binnen het grotere geheel.

Maak medewerkers ambassadeur voor je bedrijf

Tot slot, medewerkers die op de hoogte worden gehouden en zelf hun stem mogen laten horen, voelen zich eerder verbonden met het bedrijf. Zij weten dat hun inspanningen gewaardeerd worden. Dit zullen zij ook uitstralen, de medewerkers worden ambassadeur van jouw bedrijf en brengen dit over naar de klant. Als voor jou waarden zoals klantvriendelijkheid, duurzaamheid en maatschappelijke impact belangrijk zijn en de medewerkers zijn hiervan op de hoogte, zullen zij dit ook uitstralen.

In 5 stappen de interne communicatie verbeteren

Hoe is het gesteld met de interne communicatie binnen jouw bedrijf? Met deze 5 stappen verbeter je de interne communicatie op een strategisch niveau op een overzichtelijk en efficiënte manier.

Stap 1: Inventariseer en evalueer

Je interne communicatie verbeteren begint met een evaluatie: wat is er aan de hand? Welke (officiële en inofficiële) interne communicatiestromen lopen er? Maak een overzicht van hoe interne communicatie op dit moment vorm krijgt. Welke communicatiekanalen worden gebruikt? Zijn er vaste communicatiemomenten en vaste communicatiekanalen voor specifieke boodschappen? Zijn er zaken of boodschappen die regelmatig tussen wal en schip vallen?

Door een overzicht te maken van de huidige stand van zaken, verschaf je inzicht om een systematische aanpak op te stellen.

Stap 2: Zenden en ontvangen: luister naar de medewerkers

Interne communicatie gaat twee kanten op. Niet alleen zenden vanuit het management, maar ook ontvangen (en terugzenden) door de medewerkers. Dit gaat vaak fout. Er wordt vaak gecommuniceerd vanuit het management naar de werknemers. In dit geval is de kans groot dat de boodschap halverwege strandt of de werknemers niet de kans krijgen het gesprek aan te gaan. Daarom is het goed om juist nu, als het verbeteren van de interne communicatie op de agenda staat, naar de medewerkers te luisteren. Daarbij ontwikkel je direct communicatieve vaardigheden bij de werknemers. Dit is belangrijk is tijdens communicatie met collega’s en klanten om misverstanden te voorkomen.

Stap 3: Stel een communicatiestrategie op

Nu alle communicatielijnen, communicatiemiddelen en input van de medewerkers op tafel ligt, is het tijd om alle stukjes bij elkaar te brengen. Stel richtlijnen op wat op welk moment en waar gecommuniceerd wordt. Bedenk je hierbij: wat gaat er nu goed en hoe kunnen we die lijn voortzetten? Zaken die nu goed gaan, kunnen een voorbeeldfunctie vervullen voor interne communicatie op andere vlakken.

Stap 4: Implementeer de communicatiestrategie

Tijd om de communicatiestrategie in de praktijk te brengen! Ga binnen de organisatie na of de middelen en kanalen die nu tot je beschikking staan, voldoen om het communicatieplan te implementeren. Soms kan een nieuw communicatiemiddel om de interne communicatie te verbeteren duidelijk zijn vruchten afwerpen. Denk aan Narrowcasting schermen die op een plek hangen waar iedereen langskomt of iets simpels als een chatprogramma voor medewerkers onderling.

Denk eraan de communicatiestrategie en implementatie te communiceren met de medewerkers. Zo weten zij wat er speelt, kunnen zij hier aan mee helpen en komen eventuele aandachtspunten snel aan het licht.

Stap 5: Evalueer en stuur bij waar nodig

Na een aantal maanden is het tijd om de geïmplementeerde communicatiestrategie te evalueren. Is de interne communicatie verbeterd dankzij deze aanpak? Moet er op bepaalde vlakken worden bijgestuurd?

Betrek tijdens deze evaluatiefase de medewerkers er weer bij. Zij hebben eerder input en verbeterpunten aangedragen. Vraag hun mening over de inrichting van interne communicatie: werpt de nieuwe communicatiestrategie zijn vruchten af? Wat werkt er nu beter, en zo ja: hoe komt dat?

Narrowcasting als middel voor interne communicatie

Je interne communicatie verbeteren met Narrowcasting? Hier een paar voorbeelden van manieren waarop je Narrowcasting op een creatieve manier inzet als intern communicatiemiddel binnen je bedrijf:

• Belangrijke gebeurtenissen aankondigen: zowel zakelijk (vergaderingen) als privé (verjaardagen);
• Op de hoogte zijn wie er aanwezig is: een Narrowcasting scherm gebruiken als digitaal aanwezigheidsbord;
• Veiligheidsvoorschriften herhalen: en dit op een aansprekende manier;
• Medewerkers enthousiasmeren: zet de merkidentiteit neer met aantrekkelijk beeldmateriaal.

Meer voorbeelden zien van hoe Digital Signage de interne communicatie verbetert? Bekijk onze cases van The Greenery en de Volksbank.

Creatieve oplossingen om met Narrowcasting de interne communicatie te verbeteren

Narrowcasting zorgt voor creatieve oplossingen om de interne communicatie te verbeteren. Dat zit zo:

• Narrowcasting creëert draagvlak bij medewerkers.

In je Narrowcastuitzending combineer je moeiteloos informatie en entertainment. Je bedrijf krijgt een gezicht, een identiteit dankzij zichtbare en aantrekkelijke interne communicatie. Dat creëert draagvlak bij je medewerkers: zij weten waar ze voor staan.

• Je eigen professionele tv-kanaal vergroot de verbondenheid tussen medewerkers.

Ook medewerkers van verschillende afdelingen voelen zich verbonden dankzij Narrowcasting. Dankzij de uitzending maken zij kennis met elkaars werk en successen. Dit werkt onderlinge betrokkenheid en trots op het bedrijf in de hand.

• Bewegend beeld zorgt dat informatie aankomt.

Een scherm met bewegend beeld trekt altijd de aandacht. Dat maakt van narrowcasting een effectieve manier van communiceren. Een mail kan niet gelezen worden en een opmerking tijdens een vergadering kan makkelijk vergeten worden, maar informatie die in bewegend beeld en herhaaldelijk wordt overgebracht, is niet te missen.