Introductie
RAI Amsterdam is een internationale beurs- en congresorganisatie die jaarlijks zo’n 1,6 miljoen bezoekers ontvangt. Sinds 1893 zien zij het als hun vak om mensen samen te brengen, te verbinden en te inspireren door betekenisvolle ontmoetingen te organiseren en te faciliteren.
De RAI heeft een totale oppervlakte van 112.200 m² en is voorzien van 12 hallen en 70 congres- en vergaderzalen. Bijna 800 schermen worden hier dagelijks ingezet om bezoekers en standhouders de weg te wijzen. En wel op unieke wijze. Samen met RAI en het befaamde Bureau Mijksenaar heeft ZetaDisplay voor de RAI een innovatief en verregaand wayfinding-systeem geïntroduceerd dat wereldwijd navolging vindt. De RAI is omgetoverd tot een flexibele multi-use & multipurpose evenementenlocatie waar digitale bewegwijzering, geëxploiteerde Narrowcasting content én live content een pakkende bezoekerservaring bieden.
De Uitdaging
Kernprobleem van bezoekers van grote evenementencentra is dat “Hal 8” ze niets zegt. Ze zoeken een beursstand, vergadering of evenement. Met jaarlijks zo’n 600 evenementen lukt dat niet met klassieke borden en bewegwijzering.
De ambitie van de RAI was simpel: dynamisch bewegwijzeren om zo de klantervaring aanmerkelijk te verbeteren en het navigeren te vereenvoudigen. En tegelijkertijd de operaties van de RAI te versimpelen en de bezoekersstromen beter te sturen, zonder extra personeel. Een flexibeler systeem moet standhouders en beursorganisatoren tevens de mogelijkheid geven om hun doelgroep direct te bereiken via de schermen.
RAI zocht een turn-key leverancier om het RAI Live! project van A tot Z te realiseren. Zij vond deze in ZetaDisplay.
Oplossing
In totaal zijn er zo’n 790 schermen en twee gigantische LEDwalls, die meer dan 650 unieke narrowcasting kanalen tonen met een totaal bereik van 10 miljoen bezoekers per jaar.
ZetaDisplay heeft met de RAI Live! software de kern van de oplossing gerealiseerd. Deze software maakt het mogelijk om vooruit te werken in de evenementenkalender en huisstijlen eenvoudig en snel per evenement aan te passen. Per individueel scherm kan bepaald worden welke content er getoond moet worden en hoe de bewegwijzering dient te lopen. En in dat laatste zit de crux.
Onze webbased portal is voor RAI aangevuld met een wayfinding module. Hierin wordt een evenement ingetekend op een plattegrond van het complex. Vervolgens worden toiletgroepen toegewezen en paviljoens gedefinieerd. Ook het vergadercomplex wordt ‘ingericht’.
Met één druk op de knop wordt de bewegwijzering per scherm automatisch gegenereerd. De content die getoond wordt, wordt niet alleen bepaald door de locatie waar het scherm hangt. Ook de tijd van de dag, de gewenste bezoekersstromen en de prioriteit van de locatie spelen een rol.
Voordelen
Het creëren van een groot evenement kost minder dan een dag en er kunnen meerdere evenementen parallel worden gecreëerd. Zonder tijd- en geldverslindende logistiek.
In tegenstelling tot vroeger verzorgen nu slechts drie medewerkers en twee evenementcoördinatoren alle schermcommunicatie en bewegwijzering in het complex van Amsterdam RAI. Dit werd voor onmogelijk gehouden, voor meer dan 600 beurzen, congressen en evenementen per jaar.